MANUAL INTERNO DE POLÍTICAS Y PROCEDIMIENTOS PARA EL TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES

AUTOCENTRO CAPRI S.A.

 

INTRODUCCION

 

AUTOCENTRO CAPRI S.A., es una sociedad anónima constituida mediante la Escritura No. 3330 del 31 de Octubre de 1997 otorgada en la Notaría 33 de Bogotá, inscrita en la Cámara de Comercio el día 12 de Noviembre de 1997 bajo el No. 8274 del Libro IX, identificada con con NIT. 805.008.909-6, representada legalmente por su gerente general Sr. GUILLERMO FRANCO HLEAP, mayor de edad, identificado con la Cédula de Ciudadanía No. 16.650.332 expedida en Cali. sociedad cuyo objeto principal es el desarrollo de actividades de venta, distribución y comercialización de toda clase de combustibles líquidos y a gas natural, comercializadora industrial conforme al Dec 4299 de 2005, compraventa de llantas, neumáticos, protectores de origen nacional o extranjero para todo tipo de vehículos automotores, al igual que baterías, lubricantes, correas, rines y demás accesorios para los mismos vehículos automotores, compraventa y enajenación a cualquier titulo de todo tipo de motores nuevos, usados, de fabricación nacional o extranjera , importación y exportación de insumos productos y mercancías relacionadas con el ramo automotriz, celebración de contratos de comisión para comprar o vender todo tipo de vehículos automotores, prestación de servicio de balanceo y alineación de dirección, sincronización de motores, de lavados, cambio de aceite, en fin toda actividad que se refiera a mercancías y servicios para parque de vehículos automotores, instalación y prestación de servicios de tienda rápida para la compraventa de elementos comestibles y domésticos básicos de consumo masivo, la compraventa y enajenación en el mercado interno e internacional de todo genero de bienes muebles e inmuebles, la obtención de concesiones, licencias o patentes o permisos pertinentes a la actividad del objeto social y su explotación tanto a nivel nacional como internacional por cuenta de la sociedad o de terceros, formar parte como socia o accionista de sociedades riesgo limitado.

El desarrollo de su objeto social implica para AUTOCENTRO CAPRI S.A. la recolección de datos personales pertenecientes a personas naturales y jurídicas, que deben ser identificadas, calificadas y evaluadas y monitoreadas para ser registradas como proveedores de empresas en Colombia dedicadas a los sectores:

Sector petrolero y de gas, el sector de transporte, sector de energía y tecnología y en general cualquier sector de la economía que requiera servicios de proveedores. En algunas ocasiones la recolección de datos personales forma parte de la información que deben suministrar personas jurídicas con las cuales se encuentran vinculadas personas naturales titulares de datos personales.

En cumplimiento de las disposiciones legales de protección de datos personales, en especial la señalada en el literal k del articulo 4 de la Ley 1581 de 2012, AUTOCENTRO CAPRI S.A., adopta el presente manual interno de políticas y procedimientos (en adelante “El Manual”) para informar tanto a las personas naturales como jurídicas que suministran sus datos personales en virtud de una relación comercial con AUTOCENTRO CAPRI S.A. sobre la posibilidad que tienen al libre ejercicio al desarrollo del habeas data consagrado en el articulo 15 de la Constitución Política de Colombia, norma que confiere a las personas la facultad de conocer, actualizar, y rectificar las informaciones que se haya recogido sobre ellas en banco de datos y en archivos de entidades públicas y privadas.

CAPITULO I

MARCO LEGAL

Constitución Política, artículo 15.

Ley 1266 de 2008.

Ley 1581 de 2012.

Decretos Reglamentarios 1727 de 2009 y 2952 de 2010.

Decreto Reglamentario parcial 1377 de 2013.

Sentencias C – 1011 de 2008, y C – 748 del 2011, de la Corte Constitucional.

CAPITULO II

DISPOSICIONES GENERALES

ARTICULO 1: Definiciones: Para efectos de la comprensión del presente Manual, se precisan con su definición los siguientes términos, definiciones que se ajustan a las normas legales aplicables.

Autorización: Consentimiento previo, expreso e informado del Titular para llevar a cabo el Tratamiento de datos personales.
Aviso de privacidad: Comunicación verbal o escrita generada por el Responsable, dirigida al Titular para el tratamiento de sus datos personales, mediante la cual se le informa acerca de la existencia de las políticas de tratamiento de información que le serán aplicables, la forma de acceder a las mismas y las finalidades del tratamiento que se pretende dar a los datos personales.

 

Causahabiente: persona que ha sucedido a otra por causa del fallecimiento de ésta (heredero).
Dato personal: Cualquier información vinculada o que pueda asociarse a una o varias personas naturales determinadas o determinables.
Dato público: Es el dato que no sea semiprivado, privado o sensible. Son considerados datos públicos, entre otros, los datos relativos al estado civil de las personas, a su profesión u oficio ya su calidad de comerciante o de servidor público. Por su naturaleza, los datos públicos pueden estar contenidos, entre otros, en registros públicos, documentos públicos, gacetas y boletines oficiales y sentencias judiciales debidamente ejecutoriadas que no estén sometidas a reserva.

Datos sensibles: Se entiende por datos sensibles aquellos que afectan la intimidad del Titular o cuyo uso indebido puede generar su discriminación, tales como que revelen el origen racial o étnico, la orientación política, las convicciones religiosas o filosóficas, la pertenencia a sindicatos, organizaciones sociales, de derechos humanos o que promueva intereses de cualquier partido político o que garanticen los derechos y garantías de partidos políticos de oposición, así como los datos relativos a la salud, a la vida sexual, y los datos biométricos.

Empresa: AUTOCENTRO CAPRI S.A. con domicilio principal en Cali (V) Republica de Colombia, correo electrónico gerencia@autocentrocapri.com, teléfono 315 02 79.

Tratamiento: Cualquier operación o Conjunto de operaciones sobre datos personales, tales como la recolección almacenamiento, uso, circulación o supresión.

Encargado de Tratamiento: Persona natural o jurídica, publica o privada, que por si misma o en asocio con otros, realice el tratamiento de datos personales por cuenta del Responsable del Tratamiento y que para efectos de este manual, respecto del tratamiento que hace de datos personales es la empresa AUTOCENTRO CAPRI S.A.

Responsable del Tratamiento: Persona natural o jurídica, publica o privada, que por si misma o en asocio con otros, decida sobre la base de datos y/o el tratamiento de los datos y que para efectos de este manual, es la empresa AUTOCENTRO CAPRI S.A.

Titulares: Personas naturales o jurídicas cuyos datos serán objeto de tratamiento.

Transferencia: la transferencia de datos tiene lugar cuando el responsable y/o encargado del tratamiento de datos personales, ubicado en Colombia, envía la información o los datos personales a un receptor, que a su vez es responsable del tratamiento y se encuentra dentro o fuera del país.
Transmisión: tratamiento de datos personales que implica la comunicación de los mismos dentro o fuera del territorio de la República de Colombia cuando tenga por objeto la realización de un tratamiento por el encargado por cuenta del responsable.

 

Articulo 2: Principios: En el desarrollo interpretación y aplicación del manual, así como el tratamiento que la empresa realizase a los datos personales, se aplicaran de manera armónica, e integral, los siguientes principios contenidos en la Ley 1581 de 2012:

a) Principio de legalidad en materia de Tratamiento de datos: El Tratamiento a que se refiere la presente ley es una actividad reglada que debe sujetarse a lo establecido en ella y en las demás disposiciones que la desarrollen;

b) Principio de finalidad: El Tratamiento debe obedecer a una finalidad legítima de acuerdo con la Constitución y la Ley, la cual debe ser informada al Titular;

c) Principio de libertad: El Tratamiento sólo puede ejercerse con el consentimiento, previo, expreso e informado del Titular. Los datos personales no podrán ser obtenidos o divulgados sin previa autorización, o en ausencia de mandato legal o judicial que releve el consentimiento;

d) Principio de veracidad o calidad: La información sujeta a Tratamiento debe ser veraz, completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible. Se prohíbe el Tratamiento de datos parciales, incompletos, fraccionados o que induzcan a error;

e) Principio de transparencia: En el Tratamiento debe garantizarse el derecho del Titular a obtener del Responsable del Tratamiento o del Encargado del Tratamiento, en cualquier momento y sin restricciones, información acerca de la existencia de datos que le conciernan;

f) Principio de acceso y circulación restringida: El Tratamiento se sujeta a los límites que se derivan de la naturaleza de los datos personales, de las disposiciones de la presente ley y la Constitución. En este sentido, el Tratamiento sólo podrá hacerse por personas autorizadas por el Titular y/o por las personas previstas en la presente ley; Los datos personales, salvo la información pública, no podrán estar disponibles en Internet u otros medios de divulgación o comunicación masiva, salvo que el acceso sea técnicamente controlable para brindar un conocimiento restringido sólo a los Titulares o terceros autorizados conforme a la presente ley;

g) Principio de seguridad: La información sujeta a Tratamiento por el Responsable del Tratamiento o Encargado del Tratamiento a que se refiere la presente ley, se deberá manejar con las medidas técnicas, humanas y administrativas que sean necesarias para otorgar seguridad a los registros evitando su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento;

h) Principio de confidencialidad: Todas las personas que intervengan en el Tratamiento de datos personales que no tengan la naturaleza de públicos están obligadas a garantizar la reserva de la información, inclusive después de finalizada su relación con alguna de las labores que comprende el Tratamiento, pudiendo sólo realizar suministro o comunicación de datos personales cuando ello corresponda al desarrollo de las actividades autorizadas en la presente ley y en los términos de la misma.

i) Principio de temporalidad de la información: La información del titular no podrá ser suministrada usuarios o terceros cuando deje de servir para la finalidad del banco de datos.

 

CAPITULO III

DERECHOS DE LOS TITULARES Y DEBERES DEL RESPONSABLE

 

Articulo 3. Derechos de los Titulares: La empresa se compromete a respetar y garantizar los siguientes derechos de los titulares de los datos:

 

  1. a) Conocer, actualizar y rectificar sus datos personales frente a AUTOCENTRO CAPRI S.A. en su condición de Responsables del Tratamiento o Encargados del Tratamiento. Este derecho se podrá ejercer, entre otros frente a datos parciales, inexactos, incompletos, fraccionados, que induzcan a error, o aquellos cuyo Tratamiento esté expresamente prohibido o no haya sido autorizado;

 

  1. b) Solicitar prueba mediante cualquier medio valido de la autorización otorgada a AUTOCENTRO CAPRI S.A. como responsable del Tratamiento salvo cuando expresamente se exceptúe como requisito para el tratamiento, de conformidad con lo previsto en el artículo 10 de la presente ley;

 

  1. c) Ser informado por el AUTOCENTRO CAPRI S.A., previa solicitud, respecto del uso que le ha dado a sus datos personales;

 

  1. d) Presentar ante la Superintendencia de Industria y Comercio o la entidad que hiciere sus veces, quejas por infracciones a lo dispuesto en la Ley 1581 de 2012 y las demás normas que la modifiquen, adicionen o complementen; previo tramite de consulta elevado por escrito ante AUTOCENTRO CAPRI S.A.

 

  1. e) Revocar la autorización y/o solicitar la supresión del dato cuando en el Tratamiento no se respeten los principios, derechos y garantías constitucionales y legales. La revocatoria y/o supresión procederá cuando la Superintendencia de Industria y Comercio haya determinado que AUTOCENTRO CAPRI S.A. ha incurrido en conductas contrarias a esta ley y a la Constitución;

 

  1. f) Acceder en forma gratuita a sus datos personales que hayan sido objeto de Tratamiento, al menos una vez cada mes calendario, y cada vez que existan modificaciones sustanciales de la presente política que motiven nuevas consultas.

 

Estos derechos podrán ser ejercidos por:

  • El titular, quien deberá acreditar su identidad en forma suficiente por los distintos medios que le ponga a  disposición AUTOCENTRO CAPRI S.A.
  • Los causahabientes del titular, quienes deberán acreditar tal calidad.• El representante y/o apoderado del titular, previa acreditación de la representación o apoderamiento.
  • Otro a favor o para el cual el titular hubiere estipulado.

 

Articulo 4: Deberes de AUTOCENTRO CAPRI S.A. como responsables del tratamiento de los datos personales: La sociedad AUTOCENTRO CAPRI S.A. en su calidad de responsable de la información reconoce la titularidad que de los datos personales ostentan las personas y en consecuencia ellas de manera exclusiva pueden decidir sobre los mismos. AUTOCENTRO CAPRI S.A. en cumplimiento de le Ley 1581 de 2012 deberán cumplir los siguientes deberes, sin perjuicio de las demás disposiciones previstas en la precitada ley y en otras que rijan su actividad:

 

  1. a) Garantizar al Titular, en todo tiempo, el pleno y efectivo ejercicio del derecho de hábeas data;

 

  1. b) Solicitar y conservar, en las condiciones previstas en la presente ley, copia de la respectiva autorización otorgada por el Titular;

 

  1. c) Informar debidamente al Titular sobre la finalidad de la recolección y los derechos que le asisten por virtud de la autorización otorgada;

 

  1. d) Conservar la información bajo las condiciones de seguridad necesarias para impedir su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento;

 

  1. e) Garantizar que la información que se suministre al Encargado del Tratamiento sea veraz, completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible;

 

  1. f) Actualizar la información, comunicando de forma oportuna al Encargado del Tratamiento, todas las novedades respecto de los datos que previamente le haya suministrado y adoptar las demás medidas necesarias para que la información suministrada a este se mantenga actualizada;

 

  1. g) Rectificar la información cuando sea incorrecta y comunicar lo pertinente al Encargado del Tratamiento;

 

  1. h) Suministrar al Encargado del Tratamiento, según el caso, únicamente datos cuyo Tratamiento esté previamente autorizado de conformidad con lo previsto en la presente ley;

 

  1. i) Exigir al Encargado del Tratamiento en todo momento, el respeto a las condiciones de seguridad y privacidad de la información del Titular;

 

  1. j) Tramitar las consultas y reclamos formulados en los términos señalados en la presente ley;

 

  1. k) Adoptar un manual interno de políticas y procedimientos para garantizar el adecuado cumplimiento de la presente ley y en especial, para la atención de consultas y reclamos;

 

  1. l) Informar al Encargado del Tratamiento cuando determinada información se encuentra en discusión por parte del Titular, una vez se haya presentado la reclamación y no haya finalizado el trámite respectivo;

 

  1. m) Informar a solicitud del Titular sobre el uso dado a sus datos;

 

  1. n) Informar a la autoridad de protección de datos cuando se presenten violaciones a los códigos de seguridad y existan riesgos en la administración de la información de los Titulares.

 

  1. o) Cumplir las instrucciones y requerimientos que imparta la Superintendencia de Industria y Comercio.

 

Articulo 5: Deberes de AUTOCENTRO CAPRI S.A. como encargada del tratamiento de datos personales. AUTOCENTRO CAPRI S.A. como sociedad encargada del tratamiento de datos personales deberá cumplir los siguientes deberes, sin perjuicio de las demás disposiciones previstas en la presente ley y en otras que rijan su actividad:

 

  1. a) Garantizar al Titular, en todo tiempo, el pleno y efectivo ejercicio del derecho de hábeas data;

 

  1. b) Conservar la información bajo las condiciones de seguridad necesarias para impedir su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento;

 

  1. c) Realizar oportunamente la actualización, rectificación o supresión de los datos en los términos de la presente ley;

 

  1. d) Actualizar la información reportada por los Responsables del Tratamiento dentro de los cinco (5) días hábiles contados a partir de su recibo;

 

  1. e) Tramitar las consultas y los reclamos formulados por los Titulares en los términos señalados en la presente ley;

 

  1. f) Adoptar un manual interno de políticas y procedimientos para garantizar el adecuado cumplimiento de la presente ley y, en especial, para la atención de consultas y reclamos por parte de los Titulares;

 

  1. g) Registrar en la base de datos las leyenda “reclamo en trámite” en la forma en que se regula en la presente ley;

 

  1. h) Insertar en la base de datos la leyenda “información en discusión judicial” una vez notificado por parte de la autoridad competente sobre procesos judiciales relacionados con la calidad del dato personal;

 

  1. i) Abstenerse de circular información que esté siendo controvertida por el Titular y cuyo bloqueo haya sido ordenado por la Superintendencia de Industria y Comercio;
  2. j) Permitir el acceso a la información únicamente a las personas que pueden tener acceso a ella;

 

  1. k) Informar a la Superintendencia de Industria y Comercio cuando se presenten violaciones a los códigos de seguridad y existan riesgos en la administración de la información de los Titulares;

 

  1. l) Cumplir las instrucciones y requerimientos que imparta la Superintendencia de Industria y Comercio.

 

Parágrafo. En el evento en que concurran las calidades de Responsable del Tratamiento y Encargado del Tratamiento en la misma persona, le será exigible el cumplimiento de los deberes previstos para cada uno.

 

 

Articulo 6. Deberes de los Encargados del Tratamiento. Los Encargados del Tratamiento deberán cumplir los siguientes deberes, sin perjuicio de las demás disposiciones previstas en la presente ley y en otras que rijan su actividad:

 

  1. a) Garantizar al Titular, en todo tiempo, el pleno y efectivo ejercicio del derecho de hábeas data;

 

  1. b) Conservar la información bajo las condiciones de seguridad necesarias para impedir su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento;

 

  1. c) Realizar oportunamente la actualización, rectificación o supresión de los datos en los términos de la presente ley;

 

  1. d) Actualizar la información reportada por los Responsables del Tratamiento dentro de los cinco (5) días hábiles contados a partir de su recibo;

 

  1. e) Tramitar las consultas y los reclamos formulados por los Titulares en los términos señalados en la presente ley;

 

  1. f) Adoptar un manual interno de políticas y procedimientos para garantizar el adecuado cumplimiento de la presente ley y, en especial, para la atención de consultas y reclamos por parte de los Titulares;

 

  1. g) Registrar en la base de datos las leyenda “reclamo en trámite” en la forma en que se regula en la presente ley;

 

  1. h) Insertar en la base de datos la leyenda “información en discusión judicial” una vez notificado por parte de la autoridad competente sobre procesos judiciales relacionados con la calidad del dato personal;

 

  1. i) Abstenerse de circular información que esté siendo controvertida por el Titular y cuyo bloqueo haya sido ordenado por la Superintendencia de Industria y Comercio;

 

  1. j) Permitir el acceso a la información únicamente a las personas que pueden tener acceso a ella;

 

  1. k) Informar a la Superintendencia de Industria y Comercio cuando se presenten violaciones a los códigos de seguridad y existan riesgos en la administración de la información de los Titulares;

 

  1. l) Cumplir las instrucciones y requerimientos que imparta la Superintendencia de Industria y Comercio.

 

Parágrafo. En el evento en que concurran las calidades de Responsable del Tratamiento y Encargado del Tratamiento en la misma persona, le será exigible el cumplimiento de los deberes previstos para cada uno.

 

CAPITULO IV

PROCEDIMIENTO PARA LA ATENCION DE CONSULAS Y RECLAMOS POR PARTE DE LOS TITULARES

 

Articulo 7. Consultas. El Titular y sus causahabientes podrán consultar la información personal del Titular que repose en la base de datos de la empresa.  La Empresa suministrara al titular y sus causahabientes la información contenida en el registro individual o que esté vinculada con la identificación del Titular. Para realizar la consulta se requiere una solicitud escrita presentada en la oficina principal de la empresa ubicada en la Calle 5  No. 77 – 59 E.D.S. MOBIL CAPRI de la ciudad de Cali (V), dirigida a la gerencia o por correo electrónico dirigido a gerencia@autocentrocapri.com, la solicitud debe estar acompañada del documento de identidad del titular, cuando la solicitud sea realizada por un causahabiente, apoderado y/o representante del titular, deberá acreditar dicha calidad de conformidad con las normas aplicables sobre la materia.

 

La consulta será atendida en un término máximo de diez (10) días hábiles contados a partir de la fecha de recibo de la misma. Cuando no fuere posible atender la consulta dentro de dicho término, se informará al interesado, expresando los motivos de la demora y señalando la fecha en que se atenderá su consulta, la cual en ningún caso podrá superar los cinco (5) días hábiles siguientes

al vencimiento del primer término.

 

Artículo 8. Reclamos. El Titular o sus causahabientes que consideren que la información contenida en una base de datos debe ser objeto de corrección, actualización o supresión, o cuando adviertan el presunto incumplimiento de cualquiera de los deberes contenidos en la Ley 1581 de 2012 o en el presente Manual, podrán presentar un reclamo escrito ante la Empresa el cual será tramitado bajo las siguientes reglas:

 

  • El reclamo se formulará mediante solicitud escrita dirigida a la empresa, y deberá presentarse en la oficina principal ubicada en la Calle 5 No. 77 – 59 E.D.S. MOBIL CAPRI de la ciudad de Cali (V), escrito que deberá contener:

 

  1. Identificación del Titular.
  2. Descripción de los hechos que dan lugar al reclamo.
  3. Dirección.
  4. Anexo de documentos que se quiera hacer valer.

 

  • Si el reclamo resulta incompleto, se requerirá al interesado dentro de los cinco (5) días siguientes a la recepción del reclamo para que subsane las fallas. Transcurridos dos (2) meses desde la fecha del requerimiento, sin que el solicitante presente la información requerida, se entenderá que ha desistido del reclamo.

 

  • En caso de que la empresa no sea competente para resolver el reclamo, dará traslado a quien corresponda en un término máximo de dos (2) días hábiles e informará de la situación al interesado.

 

  • Una vez recibido el reclamo completo, se incluirá en la base de datos una leyenda que diga “reclamo en trámite” y el motivo del mismo, en un término no mayor a dos (2) días hábiles. Dicha leyenda deberá mantenerse hasta que el reclamo sea decidido.

 

  • El término máximo para atender el reclamo será de quince (15) días hábiles contados a partir del día siguiente a la fecha de su recibo. Cuando no fuere posible atender el reclamo dentro de dicho término, se informará al interesado los motivos de la demora y la fecha en que se atenderá su reclamo, la cual en ningún caso podrá superar los ocho (8) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.

 

Articulo 9. Quejas ante la Superintendencia de Industria y Comercio: El Titular o su Causahabiente solo podrá elevar queja ante la Superintendencia de Industria y Comercio una vez haya agotado el tramite de consulta o reclamo ante la Empresa.

 

CAPITULO IV

AUTORIZACION Y AVISO DE PRIVACIDAD

 

Articulo 10. Autorización: AUTOCENTRO CAPRI S.A. cuenta con los mecanismos adecuados para que en forma libre, previa y expresa y a mas tardar en el momento de la recolección de los Datos Personales, AUTOCENTRO CAPRI S.A. requiere del consentimiento libre, previo, expreso e informado del titular de los datos personales para el tratamiento de los mismos, exceptos en los casos expresamente autorizados en la ley, a saber:

  1. Información requerida por una entidad pública o administrativa en ejercicio de sus funciones legales o por orden judicial.
  2. Datos de naturaleza pública.
  3. Casos de urgencia médica o sanitaria.
  4. Tratamiento de información autorizado por la ley para fines históricos, estadísticos o científicos.
  5. Datos relacionados con el Registro Civil de las Personas.

PARAGRAFO PRIMERO: MANIFESTACIÓN DE LA AUTORIZACIÓN: La autorización a AUTOCENTRO CAPRI S.A. para el tratamiento de los datos personales será otorgada por:

  • El titular, quien deberá acreditar su identidad en forma suficiente por los distintos medios que le ponga a  disposición AUTOCENTRO CAPRI S.A.
  • Los causahabientes del titular, quienes deberán acreditar tal calidad.• El representante y/o apoderado del titular, previa acreditación de la representación o apoderamiento.• Otro a favor o para el cual el titular hubiere estipulado.

PARAGRAFO SEGUNDO: MEDIOS  PARA OTORGAR LA AUTORIZACIÓN: AUTOCENTRO CAPRI S.A. obtendrá la autorización mediante diferentes medios, entre ellos el documento físico, electrónico, mensaje de datos, Internet, Sitios Web, o en cualquier otro formato que en todo caso permita la obtención del consentimiento mediante conductas inequívocas a través de las cuales se concluya que de no haberse surtido la misma por parte del titular o la persona legitimada para ello, los datos no se hubieran almacenado o capturado en la base de datos.
La autorización será solicitada por AUTOCENTRO CAPRI S.A. de manera previa al tratamiento de los datos personales.
PARAGRAFO TERCERO: PRUEBA DE LA AUTORIZACIÓN: AUTOCENTRO CAPRI S.A. conservará la prueba de la autorización otorgada por los titulares de los datos personales para su tratamiento, para lo cual utilizará los mecanismos disponibles a su alcance en la actualidad al igual que adoptará las acciones necesarias para mantener el registro de la forma y fecha y en la que obtuvo ésta. En consecuencia AUTOCENTRO CAPRI S.A. podrá establecer archivos físicos o repositorios electrónicos realizados de manera directa o a través de terceros contratados para tal fin.
PARAGRAFO CUARTO: REVOCATORIA DE LA AUTORIZACIÓN. Los titulares de los datos personales pueden en cualquier momento revocar la autorización otorgada a AUTOCENTRO CAPRI S.A.  para el tratamiento de sus datos personales o solicitar la supresión de los mismos, siempre y cuando no lo impida una disposición legal o contractual. AUTOCENTRO CAPRI S.A. establecerá mecanismos sencillos y gratuitos que permitan al titular revocar su autorización o solicitar la supresión sus datos personales, al menos por el mismo medio por el que lo otorgó. Para lo anterior, deberá tenerse en cuenta que la revocatoria del consentimiento puede expresarse, por una parte, de manera total en relación con las finalidades autorizadas, y por lo tanto AUTOCENTRO CAPRI S.A. deberá cesar cualquier actividad De tratamiento de los datos; y  por la otra de manera parcial en relación con ciertos tipos de tratamiento, en cuyo caso serán estos sobre los que cesarán las actividades de tratamiento, como para fines publicitarios, entre otros. En este último caso, AUTOCENTRO CAPRI S.A. podrá continuar tratando los datos personales para aquellos fines en relación con los cuales el titular no hubiera revocado su consentimiento

 

Articulo 11. Aviso de Privacidad: El Aviso de Privacidad es el documento físico, electrónico o en cualquier otro formato, puesto a disposición del titular para informarle acerca del tratamiento de sus datos personales. A través de este documento se comunica al titular la información relacionada con  la existencia de las políticas de tratamiento de información de AUTOCENTRO CAPRI S.A. y que le serán aplicables, la forma de acceder a las mismas y las características del tratamiento que se pretende dar a los datos personales.
El aviso de privacidad deberá contener, como mínimo, la siguiente información:

a. La identidad, domicilio y datos de contacto del responsable del tratamiento.

  1. El tipo de tratamiento al cual serán sometidos los datos y la finalidad del mismo.
  2. Los derechos del titular.

 

  1. Los mecanismos generales dispuestos por el responsable para que el titular conozca la política de tratamiento de la información y los cambios sustanciales que se produzcan en ella. En todos los casos, debe informar al titular cómo acceder o consultar la política de tratamiento de información.
  2. El carácter facultativo de la respuesta relativa a preguntas sobre datos sensibles

Articulo 12. Tratamiento al cual serán sometidos los datos personales

???El tratamiento de los datos personales de estudiantes, aspirantes, graduados, egresados, empelados, ex empleados, jubilados, proveedores, contratistas, o de cualquier persona con la cual AUTOCENTRO CAPRI S.A. tuviere establecida o estableciera una relación, permanente u ocasional, lo realizará en el marco legal que regula la materia y serán todos los necesarios para el cumplimiento de la misión institucional.

En todo caso, los datos personales podrán ser recolectados y tratados para:

  1. Realizar el envío de información relacionada con programas, actividades, noticias, contenidos por área de interés, productos y demás bienes o servicios ofrecidos por AUTOCENTRO CAPRI S.A.
  2. Desarrollar el objeto social de AUTOCENTRO CAPRI S.A. conforme a sus estatutos
  3. Cumplir con la normatividad vigente en Colombia para las estaciones de servicio y tiendas de conveniencia,.
  1. Cumplir las normas aplicables a proveedores y contratistas, incluyendo pero sin limitarse a las tributarias y comerciales.

 

  1. Cumplir lo dispuesto por el ordenamiento jurídico colombiano en materia laboral y de seguridad social, entre otras, aplicables a ex empleados, empleados actuales y candidatos a futuro empleo.

 

  1. Realizar encuestas relacionadas con los servicios o bienes que ofrece AUTOCENTRO CAPRI S.A.

 

  1. Desarrollar programas conforme a sus estatutos.

 

  1. Informar sobre oportunidades de empleos.

 

  1. Cumplir todos sus compromisos contractuales.

PARAGRAFO PRIMERO: Para el tratamiento de datos personales de niños, niñas y adolescentes se procederá de acuerdo con lo contemplado en la presente política en el aparte relacionado con los derechos de éstos.
PARAGRAFO SEGUNDO: TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES SENSIBLES, AUTOCENTRO CAPRI S.A. podrá hacer uso y tratamiento de ellos cuando:

  1. El titular haya dado su autorización explícita, salvo en los casos que por ley no sea requerido el otorgamiento de dicha autorización.
  2. El tratamiento sea necesario para salvaguardar el interés vital del Titular y este se encuentre física o jurídicamente incapacitado. En estos eventos, los representantes legales deberán otorgar su autorización.
  3. El tratamiento sea efectuado en el curso de las actividades legítimas y con las debidas garantías por parte de una fundación, ONG, asociación o cualquier otro organismo sin ánimo de lucro, cuya finalidad sea política, filosófica, religiosa o sindical, siempre que se refieran exclusivamente a sus miembros o a las personas que mantengan contactos regulares por razón de su finalidad. En estos eventos, los datos no se podrán suministrar a terceros sin la autorización del titular.
  4. El Tratamiento se refiera a datos que sean necesarios para el reconocimiento, ejercicio o defensa de un derecho en un proceso judicial.
  5. El Tratamiento tenga una finalidad histórica, estadística o científica. En este evento deberán adoptarse las medidas conducentes a la supresión de identidad de los titulares.

Sin perjuicio de las excepciones previstas en la ley, en el tratamiento de datos sensibles se requiere la autorización previa, expresa e informada del titular, la cual deberá ser obtenida por cualquier medio que pueda ser objeto de consulta y verificación posterior.??

 

CAPITULO V

REGISTRO NACIONAL DE BASE DE DATOS

 

Articulo 13. REGISTRO NACIONAL DE BASE DE DATOS: AUTOCENTRO CAPRI S.A., se reserva, en los eventos contemplados en la ley y en sus estatutos y reglamentos internos, la facultad de mantener y catalogar determinada información que repose en sus bases o bancos de datos, como confidencial de acuerdo con las normas vigentes, sus estatutos y reglamentos, todo lo anterior y en consonancia con la autonomía Empresarial. AUTOCENTRO CAPRI S.A., procederá de acuerdo con la normatividad vigente y la reglamentación que para tal fin expida el Gobierno Nacional, a realizar el registro de sus bases de datos, ante El Registro Nacional de Bases de Datos (RNBD) que será administrado por la Superintendencia de Industria y Comercio. El RNBD., es el directorio público de las bases de datos sujetas a Tratamiento que operan en el país; y que será de libre consulta para los ciudadanos, de acuerdo con la normatividad que para tal efecto expida el Gobierno Nacional.

CAPITULO VI

VIGENCIA DE ESTE MANUAL

 

Articulo 14. Vigencia. El presente manual rige a partir de la fecha de su expedición, El periodo de vigencia de las bases de datos se regirá por las disposiciones que rigen la materia conforme a los principios de finalidad y temporalidad de la información.

 

Dado en Cali (Valle), el día 19 de octubre de 2016.

 

 

 

 

GUILLERMO FRANCO HLEAP

REPRESENTANTE LEGAL

AUTOCENTRO CAPRI S.A.

NIT. No. 805.008.909-6